Pekanbaru,sorotkabar.com – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang tertib sebagai jejak kerja pemerintah dan antisipasi jika terjadi masalah hukum di masa depan. Plt Gubernur Riau, SF Hariyanto, meminta seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) memperkuat tata kelola kearsipan agar dokumen mudah diakses saat dibutuhkan.
"Dokumen yang diarsipkan belum terlihat dampaknya saat ini, namun akan berguna di kemudian hari. Saya minta kita semua menjaga kearsipan ini. Sekarang memang terlihat tidak penting, tapi sekian tahun mendatang mungkin akan sangat dibutuhkan," ujar SF Hariyanto di Ruang Melati Kantor Gubernur Riau, Kamis (27/11/2025), saat menghadiri pemusnahan arsip tidak bernilai guna.
Ia menegaskan bahwa pergantian pejabat yang sering terjadi menjadi alasan utama mengapa pengarsipan yang baik sangat krusial. "Pada saat pejabat diganti, dia mencari (dokumen). Nah justru itu, saya minta tadi agar semua dokumen yang sangat-sangat penting di atas 10 tahun diserahkan ke arsip," tuturnya usai acara.
SF Hariyanto juga memberikan contoh konkret tentang urgensi dokumen arsip, terutama untuk proyek-proyek infrastruktur. Ia mengingatkan pentingnya data teknis seperti perencanaan pondasi gedung.
"Seperti pesantren kemarin (yang sempat roboh di daerah Jawa), kekuatannya sekian tapi ditambah (lantai). Nah itulah gunanya arsip ini," jelasnya, menekankan bahwa dokumen arsip dapat menjadi bukti vital jika terjadi masalah hukum atau kegagalan konstruksi di kemudian hari.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau, Indra, menyatakan kesiapannya untuk menyimpan arsip statis bernilai sejarah dari seluruh OPD. Ia menjamin tempat penyimpanan di Dispersip telah memenuhi standar tata kelola penyimpanan arsip.
"Bapak ibu OPD, jika punya arsip statis bernilai sejarah biar disimpan di Dispersip. Kami yakin penyimpanannya akan berbeda. Tempat kami memenuhi standar, apalagi untuk dokumen yang punya nilai sejarah," terang Indra.
Dalam kegiatan tersebut, dilakukan pemusnahan arsip yang telah berusia di bawah 10 tahun dan dinilai tidak lagi memiliki nilai guna. Sedangkan arsip yang berusia di atas 10 tahun dan memiliki nilai penting atau historis akan diserahkan ke Dispersip untuk disimpan dalam ruangan berstandar yang dapat menjaganya hingga 20 tahun ke depan. Langkah ini diharapkan dapat menata kembali sistem kearsipan daerah dan memastikan keberlangsungan jejak administrasi pemerintahan.(*)
